Tipps für einen erfolgreichen Event

Ein persönlicher Austausch wird in der heutigen digitalen Zeit immer wichtiger. Von Zeit zu Zeit braucht es auch ein Treffen der Menschen hinter den Produkten und Dienstleistungen. Sei es ein Event für die Mitarbeitenden oder Kunden. Das Endprodukt ist nur so gut wie die Menschen, die dahinterstecken. Deshalb sollte man diese pflegen – wenn möglich im persönlichen Kontakt. Und wie würde dies besser funktionieren als an einem Event? Hier ein paar Tipps, wie man einen individuellen Event persönlich gestalten kann und was man dabei beachten muss.

Ein Event zu organisieren, ohne das genaue Ziel und die Zielgruppe zu kennen, ist oftmals raus geworfenes Geld. Deshalb halten wir hier ein paar Tipps fest, wie man einen Event für das Unternehmen erfolgreich und gewinnbringend gestalten kann:

1. Ziel der Veranstaltung definieren
Gerade bei den oftmals kostspieligen Events ist es sehr wichtig, dass das Hauptziel des Events im Vorfeld definiert wird. Es macht einen grossen Unterschied, ob man mit dem Event die Beziehung zu den Kunden oder Mitarbeitenden pflegen möchte oder man das Instrument als Marketingtool zum Verkauf von Dienstleistungen oder Produkten einsetzt.

2. Zielgruppe klar abgrenzen
Viele Unternehmen definieren die Zielgruppe des Events nicht klar. So zum Beispiel werden Kunden – einfach, weil sie Kunden sind – an einen Event eingeladen. Dass aber aufgrund der unterschiedlichen Altersstrukturen und Kulturen sowie auch der Berufe der Kunden zum Teil die Interessen sehr weit auseinander gehen, sollte man beim Planen des Events beachten und diesen auf die Hauptzielgruppe ausrichten. Auch passiert es oft, dass man – da man ja so oder so schon den Aufwand für die Organisation des Events hat – diesen auch gleich als Mitarbeitenden-Event an den Kundenevent dranhängt. Dies ist nur in den seltensten Fällen der richtige Weg.

3. Wo, Wann, Wer und Was definieren
Gerade bei der Definition der Ausgangslage ist auch das Wo und Wann sowie die Anzahl erwarteter Personen sehr entscheidend. Diese Angaben bieten die Basis zur Recherche einer passenden Location und zur Erstellung des Eventkonzeptes. Es gibt auch Rahmenprogramme, die nur für eine gewisse Anzahl Personen geeignet sind oder Gastreferenten, die sich geografisch nur in einem bestimmten Kreis bewegen. Deshalb ist es wichtig, bereits zum Start der Planung die Eckpunkte zu kennen. Auf dieser Basis wird der «rote Faden» definiert und der Event konsequent daran ausgerichtet.

4. Kommunikation nicht unterschätzen
Um die Gäste bereits bei der Einladung auf den Event aufmerksam zu machen und die Spannung zu heben, benötigt es eine durchdachte und klare Kommunikation. Dabei braucht es bei der Eventeinladung alle Informationen zum Ablauf, Rahmenbedingungen sowie zum Anmeldeverfahren. Auch müssen die Gäste wissen, wie das Gästehandling vor Ort funktioniert, sprich, ob Tickets benötigt werden, eine E-Mail Bestätigung reicht oder sie sich nochmals irgendwo erfassen müssen.

5. Gästebetreuung
Für den Ablauf am Event-Tag braucht es ein sauberes Drehbuch und klare Verantwortlichkeiten. Ein ganz wichtiger Punkt bei der Durchführung eines erfolgreichen Events ist die Gästebetreuung vor Ort. Diese startet bereits mit der Begrüssung in der Location, der Abgabe der Kleider oder Laptops bei der Garderobe sowie der klaren Kommunikation des weiteren Programms am Event. Die Gäste sollen sich jederzeit wohl fühlen und wissen, bei wem sie allfällige Fragen oder Informationen deponieren können. Kleine Aufmerksamkeiten am Schluss der Veranstaltung können bei den Besuchern zudem ein längerfristiges Nachwirken des Events hervorrufen.

6. Nachfassen und Dankeschön
Bei Marketing-orientierten Events ist es zwingend die vor Ort geführten Gespräche im Nachhinein zu vertiefen und die Versprechungen einzuhalten respektive die Kunden in einer Nachfassaktion nochmals zu den Ergebnissen des Events abzuholen. Auch kann dies ein einfaches Dankeschön oder das Zustellen von Fotos oder eines kleinen Videozusammenschnitts sein. Immer verbreiteter sind auch Links zu weiterführenden Informationen oder Tipps, welche die Kunden erhalten, die vor Ort gewesen sind. Bei den Mitarbeitenden geht es insbesondere darum, nochmals einen Rückblick zu bieten und den Event zum Beispiel im Intranet oder einem internen Magazin nochmals aufblühen zu lassen.

Als Zusammenfassung möchte ich gerne mitgeben, sich vertieft mit dem Konzept und der Umsetzung eines Events auseinander zu setzen, bevor man sich entscheidet, was genau geplant werden soll. Nur so haben die oftmals kostspieligen Events auch die richtige Wirkung und können als analoges Tool auch weiterhin passend eingesetzt werden.

 


Simone Glarner

drei dinge gmbh
Fischmarkt 4
6300 Zug